Zugriff der Betriebsprüfer auf Kassendaten eines Einzelunternehmens

Einzelhändler sind nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen. Wird dabei eine PC-Kasse verwendet, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und diese dauerhaft speichert, sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar. Die Finanzverwaltung kann dann im Rahmen einer Außenprüfung auf die Kasseneinzeldaten zugreifen. Das entschied der Bundesfinanzhof (BFH) mit Urteil vom 16.12.2014.

Im entschiedenen Fall verwendete eine buchführungspflichtige Apothekerin ein speziell für Apotheken entwickeltes PC-gestütztes Erlöserfassungssystem mit integrierter Warenwirtschaftsverwaltung. Ihre Tageseinnahmen wurden über modulare PC-Registrierkassen erfasst, dann durch Tagesendsummenbons ausgewertet und als Summe in ein manuell geführtes Kassenbuch eingetragen. Anlässlich einer Außenprüfung verweigerte die Steuerpflichtige der Finanzbehörde den Datenzugriff auf ihre Warenverkäufe mit der Begründung, sie sei nicht zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet.

Das beurteilte der BFH anders. Nach der Entscheidung ist die Steuerpflichtige zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle verpflichtet und muss die Kassendaten der Finanzbehörde in elektronisch verwertbarer Form überlassen. Die Buchführung muss stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Deshalb ist es nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung erforderlich, dass verdichtete Buchungen in Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Dies gilt auch für Bargeschäfte, sofern Einzelaufzeichnungen dem Steuerpflichtigen zumutbar sind. Entscheidet er sich für ein Kassensystem, das sämtliche Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufzeichnet sowie speichert, kann er sich nicht auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungsverpflichtung berufen und hat die Aufzeichnungen auch aufzubewahren.

Anmerkung: Damit räumt der BFH der Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung auch das Recht ein, die mithilfe des Datenverarbeitungssystems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anzufordern.