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Stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmen-Pkw auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung, muss der Arbeitnehmer einen zusätzlichen geldwerten Vorteil versteuern. Dieser beträgt im Rahmen der 1-%-Regelung 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer pro Monat.
Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs kommt die Zuschlagsregelung jedoch nur insoweit zur Anwendung, wie der Arbeitnehmer den Pkw tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte nutzt. Zur Ermittlung des Zuschlags ist eine Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer vorzunehmen.
Die Finanzverwaltung lässt nunmehr diese Regelung im Veranlagungsverfahren bis einschließlich 2010 - in allen offenen Fällen - zu. Der für Lohnzahlungszeiträume bis einschließlich 2010 vorgenommene Lohnsteuerabzug ist nicht zu ändern.
Lohnsteuerabzugsverfahren: Der Arbeitgeber ist zur Einzelbewertung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht verpflichtet. Es bleibt ihm unbenommen, nur die Ermittlung des Zuschlags mit der 0,03-%-Regelung vorzunehmen. In Abstimmung mit dem Arbeitnehmer muss er die Anwendung der Einzelbewertung oder der 0,03-%-Regelung für jedes Kalenderjahr einheitlich für alle überlassenen betrieblichen Kfz festlegen. Die Methode darf während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden.
Bei einer Einzelbewertung der Fahrten hat der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber kalendermonatlich fahrzeugbezogen schriftlich zu erklären, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er das betriebliche Kfz tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt hat. Diese Erklärungen hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. Der Arbeitgeber muss für dem Arbeitnehmer überlassene betriebliche Kfz eine jahresbezogene Begrenzung auf insgesamt 180 Fahrten vornehmen. Eine monatliche Begrenzung auf 15 Fahrten ist nicht zulässig. Damit soll erreicht werden, dass in keinem Fall der Einzelnachweis zu einem höheren geldwerten Vorteil führt als die Monatspauschale.
Beispiel: Außendienstmitarbeiter A kann ein vom Unternehmer U überlassenes betriebliches Fahrzeug (Preis 40.000 €) auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (Entfernung 100 km) nutzen. A fährt zweimal die Woche zu seiner Dienststelle und legt U datumsgenaue Erklärungen über diese Fahrten für die Monate Januar bis Juni an jeweils 8 Tagen, für den Monat Juli (urlaubsbedingt) 2 Tage und für die Monate August bis Dezember an jeweils 8 Tagen vor.
In den Monaten Januar bis Juni hat U für Zwecke der Einzelbewertung jeweils 8 Tage zugrunde zu legen, im Monat Juli 2 Tage und für die Monate August bis Dezember wieder jeweils 8 Tage (Anzahl der Fahrten im Jahr = 90). Damit ergeben sich für die Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten des A je Kalendermonat folgende Prozentsätze:
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Januar bis Juni: 0,016 % (8 Fahrten x 0,002 %)
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Juli: 0,004 % (2 Fahrten x 0,002 %)
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August bis Dezember: 0,016 % (8 Fahrten x 0,002 %).
Pauschalbewertung mit der 0,03-%-Methode: 40.000 x 0,03 % x 100 km = 1.200 € pro Monat x 12 = steuerlich anzusetzen 14.400 € im Jahr.
Einzelbewertung mit der 0,002-%-Methode: Januar bis Juni 40.000 x 0,016 % x 100 km = 640 € im Monat x 6 = 3.840 €, Juli 40.000 x 0,004 % x 100 = 160 €, August bis Dezember 40.000 x 0,016 % x 100 km = 640 € im Monat x 5 = 3.200 € - insgesamt also steuerlich anzusetzen 7.200 € im Jahr.
Hat der Arbeitgeber bisher im Lohnsteuerabzugsverfahren 2011 die 0,03-%-Regelung angewandt, kann er während des Kalenderjahres 2011 zur Einzelbewertung übergehen, jedoch nicht erneut wechseln.
Die Begrenzung auf 180 Tage ist für jeden Kalendermonat, in der die 0,03-%-Regelung angewandt wurde, um 15 Tage zu kürzen.
Veranlagungsverfahren: Der Arbeitnehmer ist bei der Veranlagung zur Einkommensteuer an die für die Lohnsteuerabzugsverfahren gewählte Methode nicht gebunden. Um jedoch zur Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten wechseln zu können, muss er fahrzeugbezogen darlegen, an welchen Tagen er das betriebliche Kfz tatsächlich für diese Fahrten genutzt hat. Zudem hat er durch geeignete Belege glaubhaft zu machen, dass und in welcher Höhe der Arbeitgeber den Zuschlag mit 0,03 % des Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ermittelt und versteuert hat (z. B. Gehaltsabrechnung, Bescheinigung des Arbeitgebers).
Anmerkung: Die Einzelbewertung ist von Vorteil, wenn weniger als 180 Tage im Jahr Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte stattfinden. Sofern beim Arbeitnehmer die Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung nicht überschritten sind, ergeben sich auch sozialversicherungsrechtliche Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
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