Die Überlassung eines betrieblichen Pkw durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für dessen Privatnutzung führt zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers und damit zum Zufluss von Arbeitslohn. Steht der Vorteil dem Grunde nach fest, ist dieser entweder nach der 1-%-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode zu bewerten und zu versteuern.

Leistet der Arbeitnehmer für die private Nutzung eines Dienstwagens ein Nutzungsentgelt an den Arbeitgeber, mindert dies den Wert des geldwerten Vorteils aus der Nutzungsüberlassung. Ebenso ist es, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen der privaten Nutzung einzelne (individuelle) Kosten (z. B. Kraftstoffkosten) des betrieblichen Pkw trägt.

Der Umstand, dass der geldwerte Vorteil aus der Kfz-Überlassung nach der 1-%-Regelung ermittelt worden ist, steht dem nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 30.11.2016 nicht mehr entgegen. Der BFH war bislang davon ausgegangen, dass vom Arbeitnehmer selbst getragene Kfz-Kosten nicht steuerlich berücksichtigt werden können, wenn der Nutzungsvorteil pauschal nach der 1-%-Regelung (anstelle der sog. Fahrtenbuchmethode) bemessen wird.

Der Wert des geldwerten Vorteils aus der Dienstwagenüberlassung kann jedoch durch Zuzahlungen des Arbeitnehmers lediglich bis zu einem Betrag von 0 € gemindert werden. Ein geldwerter "Nachteil" kann aus der Überlassung eines Dienstwagens zur Privatnutzung nicht entstehen, und zwar auch dann nicht, wenn die Eigenleistungen des Arbeitnehmers den Wert der privaten Dienstwagennutzung und der Nutzung des Fahrzeugs zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte übersteigen. Ein verbleibender "Restbetrag" bleibt daher ohne steuerliche Auswirkungen und kann auch nicht als Werbungskosten bei den Einkünften aus nicht selbstständiger Arbeit abgezogen werden.

Beim Einsatz von Registrier- oder PC-Kassensystemen muss der Steuerpflichtige für eine sachgerechte und insbesondere die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit gewährleistende Struktur und Organisation seiner Aufzeichnungen sorgen. Er ist für die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitsvo­raussetzungen selbst verantwortlich. Eine Verpflichtung zum Einsatz elek­tronischer Kassen besteht nicht.

Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen - spätestens seit dem 1.1.2017 - alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren - jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar - aufbewahrt werden.

Zudem müssen alle zum Verständnis der Einzeldaten erforderlichen Organisationsunterlagen (z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitung) vorgehalten werden. Die Finanzverwaltung verlangt, dass originär digitale Daten (wie die Kasseneinzeldaten) auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden. Der Grundsatz der Unveränderbarkeit gilt für sämtliche digitale Daten und damit auch für Daten elektronischer Kassen.

Bitte beachten Sie! Ältere Kassensysteme (z. B. elektronische Registrierkassen mit Papier- oder elektronischem Journal ohne Möglichkeit zur Einzeldatenspeicherung) erfüllen die oben genannten Vorgaben nicht und dürfen damit nicht mehr eingesetzt werden. Organisationsunterlagen und Daten der "Alt-Kassen" sind weiterhin für steuerliche Zwecke während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. Grundsätzlich wird empfohlen, neben dem Vorgenannten auch die "Alt-Kasse" weiterhin aufzubewahren.

Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung erfordert bei Bareinnahmen, die ähnlich einer offenen Ladenkasse erfasst werden, einen täglichen Kassenbericht, der auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt worden ist.

Mit Beschluss vom 16.12.2016 stellt der Bundesfinanzhof (BFH) nunmehr klar, dass so weit die in seiner Entscheidung vom 25.3.2015 gewählte Formulierung in der Praxis teilweise dahingehend "missverstanden" wird, dass über den Kassenbericht hinaus ein "Zählprotokoll" gefordert wird, in dem die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und -münzen aufzulisten ist, die dortige Formulierung - die im Übrigen den Begriff "Zählprotokoll" nicht enthält - nicht als Neuorientierung der Rechtsprechung angesehen werden kann. Erforderlich, aber auch ausreichend ist ein Kassenbericht, der auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens erstellt worden ist.

Anmerkung: Auch wenn der BFH nicht explizit ein "Zählprotokoll" fordert, stellt es grundsätzlich eine bessere Übersicht und einen Nachweis für den Geldbestand am Ende des Tages dar. Das empfiehlt auch die Oberfinanzdirektion Karlsruhe in ihrem Schreiben vom 26.10.2016.

In der Praxis werden zunehmend elektronische Rechnungen verwandt. Bei dieser Art der Rechnungsstellung liegen Originalbelege in Papierform nicht mehr vor. Die Rechnung geht elektronisch ein und wird ebenso erfasst. Eine Kontierung auf dem Beleg ist dabei nicht mehr möglich.

Der Originalzustand eines elektronischen Dokuments muss jedoch gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD - für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen) jederzeit prüfbar und damit lesbar gemacht werden können. Bearbeitungsvorgänge oder Veränderungen, wie z. B. das Anbringen von Buchungsvermerken müssen protokolliert und mit dem Dokument abgespeichert werden. Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Bitte beachten Sie! Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum jedoch zwingend erforderlich. Diese können nach einer Verfügung des Bayerischen Landesamtes für Steuern bei einem elektronischen Beleg durch die Verbindung mit einem Datensatz, mit den genannten Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen.