Vom Arbeitnehmer getragene Aufwendungen bei der Überlassung eines betrieblichen Kfz

Zahlt der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber oder an einen Dritten zur Erfüllung einer Verpflichtung des Arbeitgebers für die außerdienstliche Nutzung (Nutzung zu privaten Fahrten, zu Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte und zu Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung) eines betrieblichen Kfz ein Nutzungsentgelt, mindert dies den Nutzungswert und damit den zu versteuernden Anteil.

Das Bundesfinanzministerium stellt in einem Schreiben vom 19.4.2013 fest, dass die vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kfz-Kosten (z. B. Treibstoffkosten, Versicherungsbeiträge, Wagenwäsche) durch den Arbeitnehmer kein Nutzungsentgelt darstellt. Dies gilt auch für einzelne Kfz-Kosten, die zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und anschließend dem Arbeitnehmer weiterbelastet werden oder wenn der Arbeitnehmer zunächst pauschale Abschlagszahlungen leistet, die zu einem späteren Zeitpunkt nach den tatsächlich entstandenen Kfz-Kosten abgerechnet werden.

Ein den Nutzungswert minderndes Nutzungsentgelt muss daher arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage für die Gestellung des betrieblichen Kfz vereinbart worden sein und darf nicht die Weiterbelastung einzelner Kfz-Kosten zum Gegenstand haben.

Beispiel 1: In der Überlassungsvereinbarung ist geregelt, dass der Arbeitnehmer ein Entgelt in Höhe von 0,20 € je privat gefahrenen Kilometer zu zahlen hat. Hier handelt es sich um ein pauschales Nutzungsentgelt. Der pauschale Nutzungswert ist um dieses Nutzungsentgelt zu kürzen.

Beispiel 2: Der Arbeitnehmer kann das Kfz mittels einer Tankkarte des Arbeitgebers betanken. In der Überlassungsvereinbarung ist geregelt, dass der Arbeitnehmer ein Entgelt in Höhe der privat veranlassten Treibstoffkosten zu zahlen hat. Der Arbeitgeber hat den Betrag für den vom Arbeitnehmer anlässlich privater Fahrten verbrauchten Treibstoff ermittelt und vom Gehalt des Folgemonats einbehalten. Die nachträgliche Kostenübernahme durch den Arbeitnehmer ist kein Nutzungsentgelt. Aus den übernommenen Treibstoffkosten wird nicht dadurch ein Nutzungsentgelt, dass der Arbeitnehmer zunächst auf Kosten des Arbeitgebers tanken kann und erst anschließend die Treibstoffkosten ersetzen muss.

Konsequenz: Vermeidung der teilweisen Übernahmen einzelner Kfz-Kosten; dafür Vereinbarung eines pauschalen Nutzungsentgeltes.