Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. D. h. der Arbeitnehmer muss am ersten Tag, i. d. R. vormittags bzw. in den ersten Arbeitsstunden, telefonisch, per Fax oder per E-Mail dem Arbeitgeber seine Arbeitsunfähigkeit und deren mögliche Dauer mitteilen. Kann er dieses nicht persönlich tun, z. B. wegen Verlust der Stimme aufgrund von Heiserkeit oder einem Krankenhausaufenthalt, muss er jemanden damit beauftragen.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. In einem Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag kann auch eine kürzere Frist vereinbart sein.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als in der Bescheinigung angegeben, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, eine neue ärztliche Bescheinigung vorzulegen. Verstößt er gegen diese Verpflichtungen, kann eine Abmahnung und im wiederholten Fall ggf. eine Kündigung gerechtfertigt sein.

Anmerkung: Der Arbeitgeber ist auch berechtigt, über die Krankenkasse eine gutachterliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes einzuholen, wenn er die Arbeitsunfähigkeit bezweifelt. Wenn der Arbeitnehmer besonders häufig am Wochenende erkrankt oder an bestimmten Wochentagen (z. B. Montag oder Freitag), sind solche Zweifel i. d. R. angebracht. Sie müssen allerdings begründet sein.