Archivierung von Rechnungen/Lieferscheinen bzw. Onlinekontoauszügen auf CD

Rechnungen sind als empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe bzw. bei Verwendung als Buchungsbeleg aufzubewahren. In Papier empfangene Rechnungen können dabei auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Dies setzt u. a. voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Originaleingangsdokument übereinstimmt. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen etc.) erhalten bleiben. Aufzubewahrende Unterlage kann folglich nur die Rechnung oder der Lieferschein sein, der dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist, und zwar unabhängig davon, ob der Kunde auf dieser empfangenen Unterlage tatsächlich Vermerke angebracht hat.

Weiterhin ist zu bemerken, dass u. a. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug das Vorliegen der Originalrechnung im Zeitpunkt der Vorsteuerbuchung ist.

Allein mit Aufbewahrung der Archivierungs-CD, die anhand der Daten eines Lieferanten erstellt worden ist, erfüllt der belieferte Kunde seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten folglich nicht. Die Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale des aufbewahrungspflichtigen Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten.

Häufig bekommt der am Homebanking-Verfahren teilnehmende Bankkunde vom Kreditinstitut einen Kontoauszug in digitaler Form übermittelt. Lediglich mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs genügt der Buchführungspflichtige den bestehenden Aufbewahrungspflichten nicht, da es sich beim elektronisch übermittelten Auszug um das originär digitale Dokument handelt.

Für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs ist es daher erforderlich, diese Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren.